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早速ですが、このページをご覧になっている方は「知識への自己投資」、特に「ビジネスメールの基本」に興味を持っていることだと思います。
LINEなどでプライベートもビジネスも済ませてしまう昨今。それでも、初対面の方との連絡ツールとしては「メール」はまだまだ当たり前に使用されています。
仕事の窓口として使う今更聞けないビジネスメールの基本。このページを読むだけでそれらを気軽に知っておけますので、ブックマークしておくと便利です。
・ビジネスメールがいかに大切かが分かる
・Gmailを開設する
・ビジネスメールの３つの基本が分かる
フリーランスダンサーとして活動していく場合、絶対に知っておくべきビジネスメールの基本への自己投資。以下にまとめていますので、ご一読ください。
ビジネスメールの大切さ
LINEやSNSのDMなどが主流となっていている昨今。普段の生活で「メール」と呼ばれる機能を使用する頻度は少なくなってきました。しかしながら、ビジネスの世界では現在でも日常的に使われているのは事実です。
・仕事の受注
・営業のメール
・顧客や取引先との連絡 etc
一般的な企業では上記のような場合に使用されていることが多いですが、フリーランスのダンサーであればどんなシチュエーションがあるでしょうか？
・公式ホームページからの仕事依頼に対する対応
・取引先のイベント会社等の連絡
・自身のイベント関係者への連絡
などが挙げられます。ではなぜこれらの状況で、フリーランスのダンサーがメールの基本を知っておく必要があるのでしょうか。
自分の価値を高める
フリーランスのダンサーは、自分で営業し、自分で交渉・出演し、自分ですべての対応をすることになります。その最初の出だしがメールであることが多いです。
「ダンスが好き」「ダンスを仕事にしたい」という情熱は大切です。ただし、それだけではただの踊る人材となり、営業や交渉、対応などをしにくくなります。それができなければ結局は自分の技術や自分の価値を「相手に値段づけ」されてしまいます。
まずはメールというファーストタッチで「あ、この人できる人だな」と印象付けることが大切です。これがフリーランスのダンサーという自分の価値を高めていくことになります。
信頼度が高まる
友達にLINEするような文面や言葉遣いで、仕事の依頼に対する返信をしてしまうと信用問題に直結します。そもそも企業がフリーランス（個人事業主）と「B to B」（ビジネスxビジネス）として仕事を依頼する際、このフリーランスは本当に信用していいかどうかが重視されます。
「過去の実績」
「口コミ」
「他薦」
「（会った場合は）人柄」
「（会ったことのない場合は）メールの文面」等
フリーランスが「法人成り」して法人化（株式会社や合同会社など）すれば、社会的な信頼度が勝手についてくるので B to B の仕事が成立しやすいですが、フリーランスのままであれば上記のような素材で信じてもらうしか方法はありません。
特に会ったことのない段階でのファーストタッチである「メールの文面」は信頼度を高めるファーストステップとなります。
Gmailを開設する
ではまず、フリーランスダンサーとして活動を始める際の窓口となるメールアドレスを作っておく必要があります。フリーメール（yahooやgmailなど）や公式ホームページを制作している場合は個人ドメインの入ったメールアドレスなどを使用します。
今回は、Googleアカウントを持っている方なら無料で誰でもすぐに開設できる「Gmail」の開設を一緒にしていきましょう。
※すでにお持ちの方は次の項目へお進みください。
①Gmailページからアカウント作成
❶「Gmailページ」から「アカウントを作成」をクリックする
②必要事項を入力する
❷名前、ユーザー名、パスワードを入力する
※ユーザー名はそのまま「（ユーザー名）@gmail.com」となりますので、既に使用されている文字列だと登録できません。
③電話番号を入力しSMS認証を行う
❸電話番号を入力する
❹再設定用のメールアドレスは省略可能ですが、もしパスワード等を忘れた場合のバックアップになりますので、他の自分のメールアドレスを入力しておく
❺生年月日、性別を入力する
❻スマホに届いた確認コードを登録画面に間違えずに入力する
④プライバシーポリシーと利用規約に同意する
❼Googleの「プライバシーポリシーと利用規約」を確認し、「同意する」をクリックする
これでアカウント作成が完了し、Gmailの画面に自動的に遷移します。
ビジネスメールの３つの基本
それではビジネスメールのたった３つの基本を押さえてみましょう。
①宛先の使い分けに気をつける
②件名はわかりやすく！
③本文は基本のテンプレートを使う
では、一つずつブレイクダウンしていきますので、確認していきましょう^^
①宛先の使い分けに気をつける
あなたがメールを送る、もしくは返信するときに特に気をつけなければならないことは「宛先」です。宛先には３種類あります。
| 意味 | 特徴 | |
| To | メールを送る相手のアドレスを記入する欄 | 「私は【Toに】送付しています」という意思表示 |
| CC | Toに送付する内容の情報共有しておきたい相手のアドレスを記入する欄 | 「【Toに】送付したので【CCも】要確認」という意思表示 |
| BCC | 一斉送信の際に他の受信者にアドレスが見えないようにする欄 | 「ToやCC、他のBCCにはこのアドレスを隠す」という意図 |
To
自分からメールを送りたいとき、Toの欄にはメールを送る相手のアドレスを記入します。
Toの欄にアドレスを入れるということは、「私は【Toに】メールを送っています」という意思表示となるため、受信者は返信する必要があります。
また、To欄に複数のメールアドレスを入力することで、同じメールを同時に複数人に送信することができます。
「私は【To（複数）に】メールを送っています」という意思表示となるため、受信者は返信する必要があります。また、受信者も自身を含む別の人にメールが送付されていることがTo欄のアドレス表示で確認できます。
ただし、同時送信する場合は以下のことに注意する必要があります。
「あなた（送信者）」「相手１（Toの受信者）」「相手２（Toの受信者）」も全員がアドレスを相互に知っている状態であることが必要です。「相手１」と「相手２」が全くの知らない人同士であれば、メールアドレスが相互に見えてしまうので「個人情報漏洩」になってしまいます。
同じ社内の人間など、必要な時に同時送信は使用すると良いですね。
CC (Carbon Copy)
CCとは「Carbon Copy（複写）」の略で、Toがメインの送信先だとしたら、CCはその内容の複写を送りたいアドレスとなります。つまり、「CC」に入力したメールアドレスにも、Toに送った内容と同じメールが送信されます。
CCの場所はTo欄のすぐ下になります。
まずはCCという文字をクリックして、CC欄を表示させます。
Toに送った内容のメールを「確認のために共有します」「念のためにお送りします」という意思表示になります。またCCの受信者は必ずしも返信する必要はありません。
ただし、CCも以下のような注意が必要です。
Toの人もCCの人も相互にアドレスが見えてしまうので、こちらも情報漏洩に注意が必要です。
BCC (Blind Carbon Copy)
BCCとは「Blind Carbon Copy」の略で、「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、ToやCC、他のBCCの受信者には表示されないのが特徴です。
BCCの場所はCC欄のすぐ下になります。
一斉メールを送信する際に、「個人情報漏洩防止のため、他の受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送る場合」や「自分の個人メールアドレスに確認用で送ったりする場合」に「BCC」欄を使用します。
このBCCを使わなければいけない場面でToやCCを使って送信すると、個人情報漏洩となり大問題になります。必要に合わせて、使い分けができる人材になることがポイントです。
②件名はわかりやすく！
結論から言うと、件名（タイトル）は「メールを開封しなくても内容が推測できるもの」が望ましいです。例えば、以下の例文を見てみましょう。
▶︎「先日のミーティングの件」
▶︎「ご依頼について」
▶︎「先日はありがとうございました」
こういった件名は、そのメールを開封しなければ内容がわからず、読み手に負担をかけてしまいます。すぐ対応すべき事案なのか、特に急ぎではない内容なのか、その後の行動を起こしやすくするためにも、改善する必要があります。
▶︎「12/1（木）企画ミーティングでのキャスティング再確認のお知らせ」
▶︎「第2回ダンスフェス（＠大阪市）出演ご依頼についてのご相談」
▶︎「ダンサーのつどい（11/27）ご出演御礼」
このように「いつ」「何の」「どこで」が入る件名であれば、読み手がメールを開封する前に内容を推し量ることができます。
③本文は基本のテンプレートを使う
実はビジネスメールには基本的なテンプレート（型）が存在します。
⑴宛名…メール送信先の相手の「会社名」「役職」「お名前」
⑵挨拶…ビジネスの基本
⑶名乗り…自分自身の「会社名」「名前」
⑷要旨…なぜこのメールを送ったか用件を冒頭で宣言
⑸詳細…用件の詳細
⑹結び…メールの締めくくり
⑺署名…自分自身の（メールでの）名刺
⑴宛名
「宛名」とは、メール送信先の相手の「会社名」「役職」「お名前」などのことです。
社名について、法人であれば屋号は省略しないことが望ましいでしょう。（株）や（有）、（一社）などがそうですが、それぞれ「株式会社」「有限会社」「一般社団法人」など正式名称を記載します。
役職は社長であれば「代表取締役」、代表であれば「代表」というように記載します。営業部の一般社員であれば「部署名（＝営業部）」のみを記載しましょう。
最後に相手のお名前は、初回のやりとりであれば「漢字フルネーム＋様」で送ります。多少慣れてくれば「姓のみ＋様」「姓のみ＋さま」など、徐々に距離を詰めても問題はありません。
社名や個人名の記載ミスには最も注意が必要です。思い込みやタイプミス、変換ミスは最大級の無礼にあたりますので、必ず確認を行いましょう。
例「太田→大田」
「山崎→山﨑」
「（一社）日本ジャズ協会→一般社団法人日本ジャズダンス協会」
また、CCに情報共有している場合は、宛名にも記載する必要があります。
このような感じで、メインの宛名を記載したら、改行してCCの宛名を続けて入力しましょう。
⑵挨拶
ここでいう「挨拶」とは、メールにて本文に入る前の冒頭の「挨拶」になります。それには決まり文句があります。
送信者と受信者の関係性によって、言葉遣いを変えていくことがポイントです。
⑶名乗り
次に、送信者である自分自身のことを「名乗り」ます。
こちらもお客様向け、社内向けに分けて使用していきましょう。
⑷要旨
「要旨」とは、送信者が「なぜこのメールを送ったのか、用件は一体何なのかを冒頭で簡潔に宣言すること」です。
▶︎「ご出演についてご相談したくご連絡差し上げました。」
▶︎「稽古スケジュールのご確認のためにご連絡いたしました。」
▶︎「先日のダンサーのつどいにご参加くださった御礼を申し上げたく、メールをお送りいたしました」
上記のように、「結論」を先に言うことがマストです。以下の本文内容が何について書いているのかがひと目で分かるようにしておけば、読み手の負担が少なくなるからです。
⑸詳細
「要旨」の後に続くのが、本文の内容になる「詳細」となります。要旨も同様ですが、「簡潔」に書くことが基本となります。そのためには、次の「6W1H」を意識して書いてみましょう。
- ▶︎When（いつ）
- ▶︎Where（どこで）
- ▶︎Who（誰が）
- ▶︎Whom（誰に）
- ▶︎What（何を）
- ▶︎Why（なぜ）
- ▶︎How（どのように）
箇条書きも織り交ぜると、読み手の理解も深まり、メールとしてのレベルも上がりますね！
⑹結び
「結び」とは、メールの最後に締めくくる挨拶になります。
▶︎「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」
▶︎「何卒よろしくお願い申し上げます。」
▶︎「引き続きよろしくお願いいたします。」etc
相手や事案に合わせて、文言は適宜変えてみてくださいね。
⑺署名
結びの挨拶が終われば、差出人（あなた）の名刺代わりとなる「署名」を記載します。
- 会社名（フリーランスの場合は屋号）
- 役職or部署名
- 名前（読みにくい名前は、よみがなも記載）
- 郵便番号、住所、ビル・建物名
- 電話番号
- メールアドレス
- URL（ウェブサイト名も記載）
上記は全て絶対記載しないといけないと言うわけではありません。
このような感じで文末に記載します。これで何度も見返して「送信」を押下します。BCCに自分のアドレスを入れておけば、相手にどのようにメールが表示されているかを客観的に見ることができますね。
まとめ
いかがでしたか？
フリーランスをはじめ、自分のやりたいことや事業で忙しい日々を送っているダンサーの皆さんにとって、必要不可欠なビジネスメールへの自己投資。
ダンスの技術だけはなく、「頭」も働かせて賢く生き抜いていきましょう！
ここまでお読みいただきありがとうございました！
Love!
